I Olkweb 4 kan ansatte ha to ulike statuser: «Aktiv» og «Inaktiv».
«Aktiv»
En aktiv ansatt er synlig og tilgjenglig for alle relevante funksjoner i systemet, som f.eks. når man ønsker å knytte en kandidat mot ansatte vil den ansatte være synlig i listen.
En aktiv ansatt kan være «Åpen» eller «Låst». Er den anstte «Åpen», kan den selv logge inn i Olkweb og jobbe i systemet. Er brukeren «Låst» vil den ikke kunne logge seg inn.
«Inaktiv»
En inaktiv ansatt vil f.eks. være synlig i rapporter og den vil beholde tidligere tilknytninger til kandidater, men det kan ikke opprettes nye tilknytninger. En inaktiv ansatt vil kun være «Låst», og vil derfor ikke ha mulighet til å logge seg inn i Olkweb.