Kandidater
Systemet har tilgjengelig fire forskjellige kandidatyper: lærlinger, fagbrev på jobb, praksiskandidater og lærekandidater. Alle disse administreres fra menypunktet «Kandidater» i venstremenyen.
Ansatte
I systemet regnes en ansatt regnes som en ansatt på lærested/lærebedrift. Man administrerer ansatte fra menypunktet «Ansatte» i venstremenyen.
En ansatt kan ha tilgang på å se alle kandidater i bedriften, eller kun de han/hun har en relasjon til.
En ansatt kan ha forskjellige roller/relasjoner til en kandidat. Eksempelvis kan Kari Olsen være faglig leder for én kandidat, mens til hun kan være tilsynsrepresentant for en annen.
Konsulenter
Konsulenter, eller opplæringskonsulenter er administratorer av systemet. Som konsulent har man nesten tilgang til alle funksjoner. Når man oppretter en konsulent vil den som standard ikke ha tilgang til «Admininnstillinger» og «Tilskudd». Skal en konsulent få dette må en konsulent med «Admininnstilling» tildele det til konsulenten.
Man administrerer konsulenter fra menypunktet «Opplæringskontor» i venstremenyen.
Endre rolle på en bruker
Per dags dato kan man i Olkweb 4 ikke kunne endre rollen på en bruker. Så hvis f.eks. en kandidat har fullført sin læretid og skal registrerer som ansatt må det lages to forskjellige brukere. Husk at de to ulike rollene må ha ulik e-post, da dette brukes som brukernavn.